エクセルにパスワードをかける方法をお探しですね。
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エクセルにパスワードをかける方法｜編集ロック・シート保護・読み取り専用の違い
エクセルで作った大事なデータを誰かと共有するとき、「関係ない人には見られたくない」とか「見るだけならいいけど、勝手に数字を変えられたら困る」って思うこと、ありますよね。
でも、エクセルには「パスワードで暗号化」「シートの保護」「ブックの保護」「読み取り専用」など、似たような名前の機能がいっぱいあって、どれを使えばいいのか迷っちゃう人も多いんじゃないでしょうか。
この記事では、やりたいことに合わせて、どのパスワード設定を使えばいいのか、それぞれの機能の違いは何なのかを、できるだけわかりやすく説明していきます。
自分の目的に合った設定をして、大切なデータをしっかり守りましょう。
まずは「何がしたいか」をはっきりさせよう！エクセルの保護機能、3つの違い
エクセルのセキュリティ機能を使う前に、まずは「誰に対して、何を制限したいのか」をはっきりさせることが大事です。
エクセルの保護機能は、大きく分けて3つのレベルがあります。
これをごっちゃにしちゃうと、「パスワードかけたつもりなのに中身見られた！」とか「編集してほしいところまでロックしちゃった…」なんてことになるので注意です。
**1つ目は「ファイル自体を開けないようにする」設定**です。
これが一番強力で、パスワードを知ってる人だけがファイルを開けます。
マイナンバーとか顧客リストみたいな、絶対に漏らしちゃいけない情報を扱うときに使います。
**2つ目は「中身は見せるけど、編集はさせない」設定**です。
「読み取り専用」とか「書き込みパスワード」がこれにあたります。
見積書やマニュアルみたいに、内容は確認してほしいけど、間違って変更されたくないときに便利です。
**3つ目は「特定の場所だけ編集できないようにする」設定**です。
これが「シートの保護」や「セルのロック」って呼ばれる機能。
入力フォームなんかで、入力してほしいセルだけ開けておいて、計算式が入ってるセルは触れないようにする、みたいな使い方ができます。
実は仕事で一番よく使うのがこれです。
【最強】ファイルそのものを開けなくする「読み取りパスワード」
ファイルに鍵をかけて、パスワードを知らない人が中身を見ることを完全に防ぐ方法です。
この設定をすると、ファイルをダブルクリックした瞬間にパスワード入力画面が出てきて、正しいパスワードを入れないとファイルが開けません。
設定方法はとっても簡単です。
1. エクセルファイルを開いて、左上の「**ファイル**」タブをクリック
2. 左側のメニューから「**情報**」を選ぶ
3. 「**ブックの保護**」ボタンをクリック
4. 出てきたメニューから「**パスワードを使用して暗号化**」を選ぶ
5. パスワードを入力して「OK」
6. 確認のためもう一度同じパスワードを入力
7. ファイルを「**上書き保存**」して完了！
次からファイルを開くときにパスワードが必要になります。
**ここで超重要な注意点！** 設定したパスワードを忘れると、**二度とファイルが開けなくなります**。
マイクロソフトの公式サポートでも、パスワードを復元する方法は用意されていません。
だから、設定したパスワードは絶対に忘れないように管理するか、自分用のメモを安全な場所に保管しておいてくださいね。
解除したいときは、同じ手順で設定画面を開いて、入力されているパスワードを消して（空欄にして）保存し直せばOKです。
【閲覧用】中身は見せるけど変更させない「書き込みパスワード」と「読み取り専用」
次は、「ファイルの中身は見てもいいけど、元のデータを書き換えられたくない」っていうパターンです。
これには「書き込みパスワード」と「読み取り専用を推奨する」の2種類があります。
「**書き込みパスワード**」を設定すると、ファイルを開くときにパスワードを聞かれますが、パスワードを知らなくても「読み取り専用」として開くことができます。
つまり、見る分にはOKだけど、編集した内容を同じファイル名で上書き保存することはできなくなります（別名で保存することはできます）。
設定方法はこちら：
1. 「**ファイル**」タブから「**名前を付けて保存**」を選ぶ
2. 保存場所を選ぶ画面の下の方にある「**ツール**」をクリックして、「**全般オプション**」を選ぶ
3. 「**書き込みパスワード**」の欄にパスワードを入力して「OK」
4. そのままファイルを保存する
もう一つの「**読み取り専用を推奨する**」は、もっとゆるい機能です。
同じ「全般オプション」の画面で「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れるだけ。
これはファイルを開くときに「読み取り専用で開きますか？」ってメッセージが出るだけで、ユーザーが「いいえ」を選べば普通に編集も上書き保存もできちゃいます。
あくまで「間違って編集しないように注意を促す」くらいの機能だと思っておいてください。
【実務で一番使う】特定のセルだけ編集不可にする「シートの保護」
仕事で一番よく使うのが、この「シートの保護」機能です。
たとえば、請求書のフォーマットで「宛名や金額は入力してほしいけど、消費税の計算式が入ってるセルは壊されたくない」みたいなときに超便利です。
この機能を使いこなすには、「**セルのロック**」と「**シートの保護**」っていう2段階の仕組みを理解する必要があります。
実はエクセルのセルって、最初からぜんぶ「ロック」っていう設定がオンになってるんです。
でも、このロックは「シートの保護」を有効にしないと発動しません。
だから、次の手順で設定します。
**手順1：編集させたいセルのロックを外す**
1. **編集を許可したい（入力させたい）セル**を選択する
2. 右クリックして「**セルの書式設定**」を開く
3. 「**保護**」タブにある「**ロック**」のチェックを**外す**
4. 「OK」をクリック
これで、そのセルだけは「鍵がかかってない状態」になります。
**手順2：シート全体を保護する**
1. 「**校閲**」タブにある「**シートの保護**」ボタンをクリック
2. パスワードを設定する画面が出るけど、パスワードは入れても入れなくてもOK（空欄でも保護できます）
3. 「OK」を押すと保護が有効になる
これで、さっきロックを外したセル以外は一切編集できなくなります。
**よくある間違い**として、「特定のセルを編集禁止にしたいから、そのセルだけ選んでロックしよう」って考えちゃう人がいます。
でもさっき説明したとおり、**最初からぜんぶのセルがロックされてる**ので、逆の発想で「編集してもいいセルを選んでロックを外す」→「全体に保護をかける」っていう順番でやるのが正解です。
シート構成の変更を禁止する「ブックの保護」とは
「シートの保護」と名前が似てて混同しやすいのが「**ブックの保護**」です。
これは、セルの中身じゃなくて、エクセルファイル全体の「構成」を守るための機能です。
具体的には、こんな操作を禁止できます：
– 新しいシートの追加
– シートの削除
– シートの移動やコピー
– シート名の変更
– 非表示シートの再表示
たとえば、月ごとの売上管理表で「1月～12月のシートの順番を変えられたくない」とか「集計用の隠しシートを見られたくない」みたいなときに使います。
設定は「**校閲**」タブの「**ブックの保護**」から行います。
これもパスワードを設定できますが、あくまでシート構成の保護であって、各シートの中身の編集を制限するものじゃないので注意してください。
中身の編集も防ぎたいなら、「シートの保護」と一緒に使う必要があります。
パスワードを忘れたらどうなる？注意点まとめ
最後に、パスワード管理についての大事な注意点をお伝えします。
エクセルのパスワード機能は、バージョンが新しくなるたびにセキュリティが強くなっていて、特に「**ファイルを開くための読み取りパスワード**」を忘れちゃった場合、**基本的には解除する方法がない**と思ってください。
ネット上には「パスワード解除ツール」とか「解析ソフト」みたいな情報があったりしますが、これらはウイルス感染のリスクがあったり、最新のエクセルファイル（.xlsx）には対応してなかったりすることがほとんどです。
仕事の大事なデータであればあるほど、怪しい外部ツールは使わない方がいいです。
万が一のために、こんな対策をしておくのがおすすめです：
**● パスワードを設定する前のバックアップを残しておく**
パスワードをかけてない「元のファイル」を、管理者だけがアクセスできる別のフォルダに保存しておきます。
**● パスワード管理ツールを使う**
付箋に書いて貼る、みたいな管理はセキュリティ的に危ないので、専用の管理ツールで記録を残しましょう。
**● 「シートの保護」のパスワードは共有しておく**
担当者が辞めちゃって、計算式を直したいのにシート保護が解除できない…っていうトラブル、めちゃくちゃ多いです。
会社やチーム内で管理ルールを決めておきましょう。
まとめ
エクセルの保護機能はすごく便利だけど、種類と目的を正しく理解して使わないと、かえって仕事の効率が悪くなったり、データを失うリスクになったりします。
今回の記事を参考に、自分の目的に合った保護設定を使ってみてくださいね！
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