エクセルで印刷範囲を指定する方法をお探しですね。
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エクセル 必要な場所だけ印刷！印刷範囲の設定・解除とヘッダー・フッター活用術
エクセルで資料を印刷するとき、「あれ？思ってたのと違う！」ってなったこと、ありませんか？「たった2〜3行だけが次のページにはみ出しちゃった」「作業用のメモまで印刷されちゃった」なんてこと、実はよくあるんです。
紙がもったいないし、会議で配る資料としてもちょっと恥ずかしいですよね。
そこで今回は、必要な部分だけをきれいに印刷するための「印刷範囲」の設定方法や、ページ番号・日付を入れる「ヘッダー・フッター」の使い方、さらにページの区切り位置を調整するコツまで、明日からすぐに使えるテクニックをまとめてご紹介します！
必要な部分だけを出力！印刷範囲の基本的な設定と解除方法
エクセルで作った表の一部分だけを印刷したいとき、便利なのが「印刷範囲の設定」という機能です。
シート全体にいろんなデータが入っていたり、自分用の計算式やメモが残っていたりすると、そのまま印刷ボタンを押すと全部出てきちゃいます。
それを防ぐには、まず印刷したい部分をマウスでドラッグして選択します。
次に、画面上部の「ページレイアウト」タブをクリックして、「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選んでください。
これだけで、選んだ部分だけが印刷されるようになります。
お客さんに出す資料や会議で配る書類など、見た目がきれいな方がいい場面では特に役立ちますよ。
一度設定した印刷範囲を元に戻したいときや、間違えて設定しちゃったときは、同じ「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲のクリア」を選べばOKです。
この解除を忘れたまま作業を続けると、あとでデータを追加しても印刷されなくて「あれ？入力したのに出てこない！」なんてことになるので注意してくださいね。
毎回範囲を指定するのが面倒なら、印刷プレビュー画面で「選択した部分を印刷」を選ぶ方法もあります。
でも、毎月同じ形式で印刷するような定型業務なら、最初にきちんと印刷範囲を設定しておく方が、ミスも減って効率的です。
改ページプレビュー活用！青い線を動かしてページ区切りを自在に操る
印刷範囲を設定しても、データが多いと変なところでページが分かれちゃうことがあります。
そんなときに便利なのが「改ページプレビュー」という機能です。
「表示」タブにある「改ページプレビュー」をクリックすると、画面の見え方が変わって、印刷される範囲が青い太い枠で、ページの区切りが青い線で表示されます。
この画面のいいところは、実際に印刷されるイメージを見ながら、マウスで青い線をドラッグするだけで簡単にレイアウトを調整できることです。
たとえば、表の最後の1列だけが2ページ目にはみ出している場合、青い線をドラッグして動かすだけで、自動的に縮小されて1ページにきれいに収まるんです。
改ページプレビューを使うときは、画面に薄く表示される「1ページ」「2ページ」という文字に注目してください。
これが実際に印刷される順番を表しています。
青い線を動かすと、エクセルが自動的に「拡大縮小」の割合を調整して、指定した範囲を用紙のサイズに合わせてくれます。
すごく便利な機能なんですが、無理にたくさんの行や列を1ページに詰め込みすぎると、文字が小さくなりすぎて読めなくなっちゃうので気をつけてください。
文字が小さくなりすぎたなと思ったら、「ページレイアウト」タブの「拡大縮小」設定を確認して、パーセンテージを100%に戻したり、用紙を「横向き」にしたりしてバランスを整えましょう。
この一手間を加えるだけで、印刷ミスによる紙の無駄がぐっと減りますよ。
資料の完成度を高める！ヘッダー・フッターの正しい設定手順
仕事で配る資料には、ページ番号や日付、ファイル名などが入っていた方が親切ですよね。
そこで活用したいのが「ヘッダー」と「フッター」の設定です。
ヘッダーは用紙の上の余白部分、フッターは下の余白部分に情報を表示する機能です。
設定するには、「挿入」タブから「ヘッダーとフッター」を選ぶか、ページレイアウト表示に切り替えて直接編集します。
ヘッダーの真ん中にタイトルを入れて、フッターの右端に「1 / 5」みたいなページ番号を入れるのが一般的なスタイルです。
また、作成日や更新日を自動で入れる機能を使えば、「いつ時点の情報なのか」がすぐわかって便利です。
ヘッダー・フッターには、文字だけじゃなくて会社のロゴ画像や、ファイルの保存場所を表示することもできます。
特に、共有サーバーでファイルを管理している会社では、フッターにファイルのパスを入れておくと、印刷した紙から元のデータを探すときにとても役立ちます。
設定画面では「先頭ページのみ別指定」というオプションもあって、表紙にはページ番号を入れず、2ページ目から番号を振り始めるといった細かい調整もできます。
* **ページ番号：** 資料の順番がはっきりして、バラバラになるのを防げます
* **現在の日付：** 情報が最新かどうかわかって、古いバージョンと間違えません
* **ファイル名・パス：** データの保存場所がわかって、修正するときに探しやすくなります
これらをうまく使うことで、ただのデータ表が「ちゃんとした資料」に変身します。
繰り返しの見出し行設定など、知っておくと便利な応用テクニック
縦に長いリストやデータを印刷するとき、2ページ目以降に項目名（見出し）が表示されなくて、「この数字、何の項目だっけ？」と1ページ目に戻って確認することってありますよね。
これを解決するのが「印刷タイトル」の設定です。
「ページレイアウト」タブにある「印刷タイトル」ボタンをクリックして、「タイトル行」のボックスに繰り返したい行（たとえば表の1行目）を指定します。
この設定をするだけで、何十ページある資料でも、すべてのページの最初に自動的に見出し行が入るんです。
読む人にとってすごく親切な機能なので、複数ページにわたる資料を作るときは必ず設定しておきたいですね。
さらに、インク代の節約や見やすさを考えたテクニックとして、「白黒印刷」の設定も覚えておくと便利です。
背景に色がついているセルが多いと、そのまま印刷すると文字が読みづらかったり、インクをたくさん使っちゃったりします。
ページ設定の「シート」タブにある「白黒」にチェックを入れると、セルの色を無視して文字と罫線だけをくっきり印刷してくれます。
また、わざわざ罫線を引かなくても、同じ画面で「枠線」にチェックを入れれば、エクセルの作業画面にある薄いマス目をそのまま印刷できます。
社内確認用の資料なら、この枠線印刷を使えば、罫線を引く手間が省けて時短になりますよ。
これらの機能を組み合わせることで、エクセル印刷がもっと便利で快適になります！
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